Identificación del responsable
Individualización del responsable de datos y de su representante legal, cuando corresponda.
El Reglamento de la Ley 21.719 establece los requisitos, modalidades y procedimientos para la implementación, certificación, registro y supervisión del Modelo de Prevención de Infracciones (MPI) en materia de protección de datos personales.
DPO Partners explica qué debe contener un programa de cumplimiento, qué rol cumple el Delegado de Protección de Datos, cómo debe construirse la matriz de riesgos y cuáles son las reglas para la certificación ante la Agencia de Protección de Datos Personales.
El Modelo de Prevención de Infracciones es un programa de cumplimiento orientado a establecer medidas organizativas y de funcionamiento destinadas a prevenir infracciones a la normativa sobre protección de datos personales y resguardar los derechos de sus titulares.
El Decreto N.º 662 regula específicamente los requisitos, modalidades y procedimientos para su implementación, certificación, registro y supervisión.
Si necesita una visión más amplia del régimen legal, consulte nuestra Guía de implementación de la Ley 21.719.
No. El reglamento establece que los responsables de datos, sean personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, pueden adoptar e implementar voluntariamente un modelo de prevención de infracciones consistente en un programa de cumplimiento.
No obstante, la voluntariedad del MPI no elimina la obligación general de cumplir la ley. Todos los responsables deben adoptar acciones para prevenir la comisión de infracciones.
Porque permite estructurar el cumplimiento mediante gobierno, riesgos, controles, responsabilidades, evidencia y mejora continua, además de acceder al mecanismo de certificación previsto por la Ley 21.719 y su reglamento.
El Reglamento establece un conjunto mínimo de elementos que debe contener el programa. Desde una perspectiva GRC, estos elementos pueden organizarse en gobierno, inventario de tratamientos, riesgos, controles, reporte, disciplina y supervisión.
Individualización del responsable de datos y de su representante legal, cuando corresponda.
Designación formal de un Delegado de Protección de Datos conforme al Reglamento.
Definición de recursos, autonomía, atribuciones y condiciones necesarias para el ejercicio de su función.
Descripción de datos, titulares, finalidades, bases de licitud, terceros, transferencias, conservación y decisiones automatizadas.
Identificación de procesos de mayor riesgo de infracción y construcción de una matriz considerando la graduación de sanciones.
Reglas específicas para que quienes intervienen en tratamientos ejecuten sus tareas de manera que prevenga infracciones.
Canales internos y mecanismos de comunicación a la Agencia, titulares y, cuando proceda, autodenuncia.
Sanciones administrativas internas y procedimientos aplicables ante vulneraciones del programa o de la normativa.
Mecanismos de denuncia ante el DPO, incluyendo reserva de identidad y protección frente a represalias.
El nuevo Reglamento entrega un nivel de detalle especialmente relevante respecto de la información que debe levantarse sobre las operaciones de tratamiento. La caracterización puede realizarse mediante un Registro de Actividades de Tratamiento (RAT).
| Información mínima | Qué debe identificarse |
|---|---|
| Datos tratados | Tipo de datos y existencia de datos sensibles o categorías especiales. |
| Ámbito territorial | Lugar o ámbito en que se realiza el tratamiento. |
| Bases de datos | Categorías, clases o tipos de bases administradas. |
| Titulares | Categorías de personas cuyos datos son tratados. |
| Finalidades | Objetivos o fines de las operaciones de tratamiento. |
| Origen | Fuente de procedencia, incluida la eventual fuente de acceso público. |
| Base de licitud | Fundamento jurídico y, cuando corresponda, interés legítimo. |
| Terceros | Categorías de destinatarios, incluidos terceros países u organizaciones internacionales. |
| Transferencias internacionales | País u organización internacional y mecanismo utilizado para cumplir la normativa. |
| Conservación | Plazos o condiciones previstas para la supresión. |
| Decisiones automatizadas | Existencia de perfiles, lógica aplicada y consecuencias previstas para el titular. |
El programa debe identificar las actividades de tratamiento o procesos —habituales o esporádicos— en los que se genere o incremente el riesgo de cometer infracciones. Luego debe determinar cuáles presentan mayor riesgo e incorporarlas a una matriz de riesgos.
Procesos, tratamientos, sistemas, terceros y eventos que puedan generar incumplimiento.
Probabilidad, impacto, severidad del incumplimiento y consecuencias para los titulares.
Definir controles, responsables, plazos, evidencia y seguimiento de los riesgos priorizados.
El MPI no puede limitarse a una política general. El Reglamento exige protocolos, reglas y procedimientos que permitan a las personas involucradas en tratamientos programar y ejecutar sus tareas de manera que prevenga infracciones.
Su diseño debe considerar especialmente:
El programa debe prever vías expeditas y de acceso permanente para reportar cumplimiento o eventuales infracciones dentro de la organización.
Estos mecanismos pueden integrarse a canales de denuncia ya existentes, siempre que cumplan las exigencias aplicables a protección de datos.
Debe existir un mecanismo de denuncia interna ante el Delegado de Protección de Datos. El sistema debe permitir la reserva de identidad del denunciante y evitar medidas desfavorables en su contra por causa de la denuncia.
Además, el programa debe contemplar mecanismos de reporte a la autoridad de protección de datos o a los titulares cuando corresponda, junto con los mecanismos aplicables a la autodenuncia.
Una de las novedades prácticas más importantes es que la regulación interna derivada del programa debe incorporarse expresamente, cuando corresponda, como obligación en los contratos de trabajo o de prestación de servicios de trabajadores, empleados y prestadores de servicios, incluidos los máximos cargos ejecutivos.
Cuando corresponda, también deberá incorporarse al reglamento interno de la organización. Esto significa que la implementación del MPI requiere coordinación entre Privacidad, Legal, Recursos Humanos, Compliance y la alta dirección.
Aunque la designación de un DPO no constituye una obligación general para todos los responsables de datos, sí es obligatoria cuando se adopta y certifica un programa de cumplimiento bajo el MPI.
Debe ser realizada por la máxima autoridad directiva o administrativa del responsable.
Debe contar con autonomía respecto de la administración en materias relacionadas con protección de datos.
Rinde cuenta directamente ante la autoridad que lo designó.
El responsable debe proporcionar medios y facultades suficientes para el desempeño de sus funciones.
Debe acreditarse conocimiento especializado, experiencia y habilidades profesionales adecuadas.
No puede ejercer actividades que deba supervisar o respecto de las cuales deba pronunciarse como DPO.
El Reglamento reconoce expresamente que el DPO puede desempeñar sus funciones bajo un contrato de prestación de servicios con una persona natural o jurídica. Si el servicio es prestado por una persona jurídica, el contrato debe individualizar a la persona natural que actuará como delegado.
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Sobre normas legales, reglamentarias, instrucciones y decisiones aplicables.
Participar oportunamente en su elaboración, revisión y modificación.
Promover conocimiento y cumplimiento de la política y del programa.
Supervisar el cumplimiento de la ley y de las normas aplicables al tratamiento.
Comunicar directamente a la autoridad correspondiente las infracciones de que tome conocimiento.
Promover formación permanente de quienes participan en operaciones de tratamiento.
Asesorar en la identificación de riesgos y medidas para proteger derechos de titulares.
Apoyar al responsable cuando exista deber de realizar una Evaluación de Impacto.
Desarrollar un plan anual de trabajo y rendir cuenta de resultados al menos una vez al año.
Resolver consultas y solicitudes dentro del ámbito de sus atribuciones.
Cooperar y actuar como contacto frente a la Agencia de Protección de Datos Personales.
La Agencia de Protección de Datos Personales certificará los modelos que reúnan los requisitos y elementos establecidos en la ley y en el Reglamento.
El procedimiento se inicia a solicitud del interesado.
La Agencia revisa la solicitud y antecedentes que acreditan el cumplimiento de requisitos.
Si se concede, el modelo se incorpora al Registro Nacional de Sanciones y Cumplimiento.
Las entidades que posean una certificación vigente serán incorporadas por la Agencia al Registro Nacional de Sanciones y Cumplimiento.
El registro identificará al responsable, su representante cuando corresponda, la fecha de incorporación de la certificación y su vencimiento. Además, permitirá el acceso público a los certificados emitidos.
La Agencia puede supervisar el cumplimiento de los modelos certificados y requerir la información necesaria para ejercer su función de supervisión.
Dentro de sus funciones, el DPO deberá poner esa información a disposición de la Agencia de manera íntegra y oportuna.
La Agencia puede revocar fundadamente la certificación si el responsable deja de cumplir los requisitos legales o reglamentarios necesarios para certificar el modelo.
Tras una revocación, el responsable puede volver a solicitar la certificación, pero debe acreditar que subsanó la causa y adoptó medidas para prevenir su repetición.
En DPO Partners proponemos abordar el Modelo de Prevención de Infracciones como un proyecto de Gobierno, Riesgo y Cumplimiento (GRC), no como una recopilación aislada de documentos.
Evaluamos el estado actual frente a los requisitos de la Ley 21.719 y del Decreto 662.
Definimos estructura, designación, medios, facultades, independencia y mecanismos de reporte.
Levantamos tratamientos, titulares, finalidades, bases, terceros, transferencias y conservación.
Identificamos procesos de mayor riesgo y los vinculamos con el régimen de infracciones y sanciones.
Diseñamos políticas, procedimientos, reportes, controles, registros y mecanismos de denuncia.
Coordinamos con Legal y RR.HH. la incorporación del programa en contratos y normativa interna.
Formamos a directivos, trabajadores y áreas críticas para asegurar comprensión y aplicación del programa.
Revisamos cumplimiento, evidencia, brechas y eficacia antes de solicitar certificación.
Organizamos antecedentes, responsables, evidencias y trazabilidad para el proceso ante la Agencia.
No. Su adopción es voluntaria. Sin embargo, todos los responsables de datos deben cumplir la Ley 21.719 y adoptar acciones para prevenir infracciones.
Sí. El Reglamento señala expresamente que la designación de un Delegado de Protección de Datos es obligatoria en el marco de la adopción y certificación del programa.
Sí. Puede desempeñar sus funciones en el marco de un contrato de prestación de servicios con una persona natural o jurídica. Si el proveedor es una persona jurídica, el contrato debe individualizar a la persona natural que actuará como delegado.
Sí. El Reglamento establece expresamente que la caracterización puede realizarse a través de un Registro de Actividades de Tratamiento.
Sí. El Reglamento exige que la matriz de riesgos se desarrolle considerando la graduación de las sanciones previstas por la ley.
La certificación tendrá una vigencia de tres años y podrá renovarse a petición del interesado.
La Agencia de Protección de Datos Personales puede supervisar los modelos certificados y requerir información necesaria para verificar su cumplimiento.
Sí. La Agencia puede revocarla si el responsable deja de cumplir los requisitos exigidos por la ley o el Reglamento, entre otras causales previstas por la normativa.
DPO Partners puede apoyar a su organización desde el diagnóstico de brechas hasta el diseño, implementación, auditoría interna y preparación del modelo para su eventual certificación.
Nuestro enfoque integra privacidad, legal, GRC, riesgos, ciberseguridad, DPO, RAT, EIPD, proveedores, contratos y evidencia de cumplimiento.
Correo: contacto@dpopartners.cl